Диаграмма Ганта: что это такое, как создать и использовать

Диаграмма Ганта (Gantt chart) — это удобный инструмент управления проектами, который создаёт визуальный план. Она служит руководством для понимания временных рамок, распределения задач среди команды и отслеживания их выполнения.

Давайте подробнее разберём, что такое диаграмма Ганта. Представьте себе график, где по одной оси отражено время, а по другой — этапы или цели. Пересечение этих осей отмечено цветными полосами, представляющими временной интервал, в который нужно выполнить задачу. Эти визуальные подсказки упрощают понимание, когда дедлайн.

Пример диаграммы от GanttPRO.

Кроме того, график работ Ганта способствует взаимодействию внутри команды, помогая видеть, кто за что ответственен, и обеспечивая правильную последовательность выполнения задач. Он также полезен для оценки объёма работы и даёт представление об общем процессе.

Зачем нужна диаграмма Ганта

График Ганта — это инструмент, который применяется в различных областях, таких как маркетинг, IT, образование и дизайн. Он отлично работает, когда у вас есть первоначальный план проекта с взаимосвязанными этапами и задачами.

Кроме того, вы можете использовать диаграмму Ганта вне работы, например, при планировании ремонта или какого-то крупного празднования.

Таблица Ганта предоставляет вам видение всей картины в одной таблице, разбиение проекта на цели, установление дедлайнов и определение ответственных. Этот визуальный инструмент с самого начала проекта упрощает понимание всех шагов.

Например, если вы фрилансер, диаграмма Ганта определит, успеете ли вы завершить проект и взяться за новый. Если не хотите использовать сложные профессиональные версии, диаграмма Ганта в Excel или Google Таблицах — вполне приемлемые варианты.

Простая диаграмма Ганта в Google Sheets.

Контроль за подзадачами крайне важен. Некоторые таски следует начинать только после завершения предыдущих. Если срок выполнения одной задачи меняется, сдвинутся и сроки других, связанных с ней.

Отслеживание прогресса команды — ключевой момент. Не всегда удаётся вовремя завершать задачи и придерживаться плана. С помощью диаграммы Ганта контролируют ход работ и, при необходимости, оперативно вносят коррективы.

Что отслеживают с помощью диаграммы Ганта

1. Начало проекта, прогнозируемую дата завершения и продолжительность каждого этапа.

2. Момент начала и окончания работы каждого участника команды. Фиксируйте это, чтобы определить, сколько времени занимает каждая задача.

3. Кто над чем работает.

4. Взаимосвязи между этапами или задачами.

Из чего состоит диаграмма Ганта

График включает в себя две оси:

• Вверх и вниз (ось Y): тут перечислены задачи и этапы.
• Влево и вправо (ось X): даты и время.

Полосы на графике показывают, сколько времени нужно для завершения каждого этапа. Если задачи зависят друг от друга, есть стрелки, указывающие на связь.

Связи в диаграмме Ганта.

Чтобы сделать график понятным, используются разные цвета. Например, задачи для бухгалтерии могут быть выделены синим, а для контент-отдела — розовым.

На диаграмме отмечаются важные точки в проекте — когда закрываются задачи или завершается конкретный этап. Когда вы видите их, можно проверить, как идёт работа, и подвести итоги.

Как использовать диаграмму Ганта

Давайте разберёмся, как выполнить построение графиков Ганта.

1. Для каждой части или задачи укажите, когда она начинается и заканчивается.

2. Разделите работу и обязанности, поручив каждому исполнителю один или несколько тасков.

3. Покажите, какие задачи зависят от выполнения других. Это помогает сотрудникам эффективно работать вместе. Используйте цвета или другие методы, чтобы ясно обозначить эти связи.

Ярким цветом обозначено то, что нужно сделать в первую очередь.

4. После каждого крупного этапа отметьте точку, где видно, что группа задач завершена. Хорошо установить эти точки и не менять их даты — так вы оцените текущее состояние проекта, приоритеты и достижения.

Контрольная точка в диаграмме Ганта.

5. В ходе проекта могут возникнуть ситуации, влияющие на сроки. Старайтесь учитывать их.

Оформляйте свою диаграмму так, как вам удобно. Главное, чтобы все участники понимали её.

Как создать диаграмму Ганта: программы и сервисы

Используйте программы на компьютере, мобильные приложения или онлайн-инструменты. Давайте рассмотрим несколько популярных вариантов.

Программы для компьютера

Excel

• Только платно.
• Хотя здесь нет готового шаблона для диаграммы Ганта, вы легко создадите свой, следуя этим шагам:

1. Сделайте таблицу с колонками «Задачи», «Начало» и «Окончание».
2. Нажмите «Вставка», затем «Гистограммы», затем «Линейчатая с накоплением».
3. Выровняйте оси графика с колонками таблицы — кликните на диаграмме «Выбор источника данных».
4. Настройте оформление в разделе «Дополнительные параметры».

LibreOffice Calc

• Это бесплатный вариант Excel.
• Подойдёт вам, если вы работаете над простым проектом и не хотите использовать платные сервисы.

Microsoft Project

• Только за деньги.
• Предоставляет готовые шаблоны.
• Просто введите значения по двум осям, установите зависимости задач и форматирование.

Диаграмма Ганта онлайн

Вот что использовать, чтобы построить график Ганта онлайн.

GanttPRO

• Простой в использовании сервис.
• Есть возможность перенести диаграммы в Google Sheets.
• Сразу предоставляет доступ к стандартным шаблонам, а дополнительные функции можно купить за деньги.

Пример бесплатного шаблона.

Smartsheet

• Первые 30 дней — бесплатно.
• Храните там всё, что имеет отношение к проекту: переписки, документы, заявки.

Google Sheets

• Бесплатно.
• Легко создать и настроить свой шаблон.
• Обратите внимание, что придётся периодически обновлять график, например, перемещать сроки задач.
• Удобен для небольших проектов.

Где применяют диаграммы Ганта

Диаграмма полезна для организаций, занимающихся средними и малыми проектами, таких как IT-компании, банки и школы.

Если вы работаете над очень крупными проектами, график окажется трудным для понимания. Построение диаграммы Ганта и её регулярное обновление в таких случаях займёт слишком много времени.

Преимущества и недостатки диаграммы Ганта

Преимущества

• Помогает шаг за шагом организовывать проект, устанавливать сроки и предотвращать пропуски дедлайнов.
• Показывает задачи в простой диаграмме. Никаких сложных для понимания таблиц или чисел.
• Облегчает управление крупными проектами, не даёт забыть или упустить задачи и связывает все этапы. Вы не пропустите ни одну деталь.
• Руководители могут легко отслеживать прогресс проекта без лишней отчётности. Всё под контролем.
• Сотрудники видят, что происходит с задачами. В случае возникновения проблем просто найти ответственного и понять, насколько таск близок к завершению.

Недостатки

• Эту диаграмму приходится регулярно исправлять онлайн по мере выполнения проекта, так как автоматизировать её невозможно.
• С увеличением объёма данных становится сложнее визуально интерпретировать диаграмму.
• Могут ускользнуть мелкие задачи или изменения дедлайнов, что в конечном итоге повлияет на сроки выполнения.
• Некоторые сервисы не предоставляют готовые шаблоны, поэтому требуется время на их создание.

Что можно использовать вместо диаграммы Ганта

Если диаграммы вам по каким-то причинам не подходят, рассмотрите следующие варианты:

1. Для небольшого проекта попробуйте приложения для заметок. Например, Evernote.
2. Используйте Kanban-доски. Там вы легко распределите задачи по колонкам в зависимости от приоритета. Пример онлайн-доски: Asana.
3. Ознакомьтесь с онлайн-инструментами. Например,Todoist.

Todoist.

Заключение

Диаграмма Ганта используется для отслеживания задач и их дедлайнов. Вертикальные столбцы — это цели или таски, а горизонтальные — когда нужно закончить. График используется для того, чтобы выполнять задачи в правильном порядке и не забывать о сроках. Это как навигатор для вашего проекта.

Используйте бесплатные сервисы (такие как Google Sheets) или скачайте шаблоны от GanttPRO. Если у вас большой и сложный проект, вам подойдёт платная версия от SmartSheet. Однако для некоторых обширных проектов работа над диаграммами займёт слишком много времени.

Подписывайтесь на наш Telegram-канал. Там вы найдёте самые интересные тренды и новости в сфере digital-маркетинга и технологий. Подписывайтесь и будьте в теме вместе с нами!